Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est devenu une réalité incontournable pour toutes les entreprises et organisations qui traitent des données personnelles. Entré en vigueur le 25 mai 2018, il a pour objectif de renforcer la protection des données à caractère personnel des citoyens européens et d’harmoniser les législations nationales en la matière. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement pour les entreprises et les particuliers ? Quelles sont les obligations imposées par cette réglementation ? Cet article vous propose un tour d’horizon complet sur ce texte majeur et ses implications pour tous les acteurs concernés.
Les grands principes du RGPD
Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux visant à garantir une meilleure protection des données personnelles. Parmi eux, on peut citer :
- La licéité, loyauté et transparence : Le traitement des données doit être réalisé de manière licite, loyale et transparente à l’égard de la personne concernée.
- La limitation des finalités : Les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, sans être ultérieurement traitées de manière incompatible avec ces finalités.
- L’exactitude : Les données doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Les mesures appropriées doivent être prises pour que les données inexactes soient rapidement effacées ou rectifiées.
- La minimisation des données : La collecte et le traitement des données doivent se limiter à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- La limitation de la conservation : Les données ne peuvent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité : Les données doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité, notamment par la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Les droits des personnes concernées
Le RGPD prévoit un certain nombre de droits pour les personnes dont les données sont collectées et traitées. Ces droits incluent :
- Le droit d’accès : Toute personne a le droit d’obtenir la confirmation que ses données sont ou non traitées et, si tel est le cas, l’accès à ces données ainsi qu’à certaines informations (finalités du traitement, catégories de données, destinataires, durée de conservation, etc.).
- Le droit de rectification : Toute personne peut demander que ses données inexactes soient rectifiées sans délai ou que ses données incomplètes soient complétées.
- Le droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Dans certains cas, une personne peut demander l’effacement de ses données, par exemple si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou si le traitement est illicite.
- Le droit à la limitation du traitement : Dans certaines situations, une personne peut demander que le traitement de ses données soit limité, par exemple si elle conteste leur exactitude ou si elle s’oppose au traitement.
- Le droit à la portabilité : Les personnes ont le droit de recevoir leurs données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans entrave.
- Le droit d’opposition : Les personnes peuvent s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données fondé sur l’intérêt légitime du responsable du traitement ou sur l’exécution d’une mission d’intérêt public.
Les obligations des entreprises et organisations
Le RGPD impose également un certain nombre d’obligations aux entreprises et organisations qui traitent des données personnelles. Parmi les principales obligations figurent :
- La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) : Les entreprises et organisations dont les activités de base comportent des traitements exigeant un suivi régulier et systématique des personnes concernées à grande échelle ou une utilisation à grande échelle de données sensibles doivent désigner un DPO. Ce dernier doit être compétent en matière de législation et de pratiques en matière de protection des données et être en mesure de conseiller le responsable du traitement sur l’ensemble des questions relatives au RGPD.
- La tenue d’un registre des activités de traitement : Les entreprises et organisations sont tenues de tenir un registre des activités de traitement qu’elles effectuent. Ce registre doit contenir des informations telles que la finalité du traitement, les catégories de données traitées, les destinataires des données ou les délais prévus pour l’effacement des données.
- La réalisation d’études d’impact : Les entreprises et organisations sont tenues d’effectuer une étude d’impact sur la protection des données lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Cette étude doit permettre d’évaluer l’origine, la nature, la gravité et la probabilité du risque et de déterminer les mesures à mettre en œuvre pour le maîtriser.
- La notification des violations de données : En cas de violation de données à caractère personnel (par exemple, une fuite ou un accès non autorisé), le responsable du traitement doit notifier cette violation à l’autorité compétente dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance. Dans certains cas, il doit également informer les personnes concernées sans délai injustifié.
Au-delà de ces obligations spécifiques, le RGPD impose aux entreprises et organisations un principe général de responsabilité (« accountability ») qui requiert qu’elles mettent en place une gouvernance interne adéquate pour assurer la conformité de leurs pratiques en matière de protection des données.
Les sanctions en cas de non-respect du RGPD
Le non-respect des règles édictées par le RGPD peut entraîner des sanctions importantes. Les autorités de contrôle disposent en effet d’un large éventail de mesures qu’elles peuvent prendre en cas de manquement, allant de l’avertissement à l’injonction d’adopter les mesures correctives nécessaires, en passant par la limitation ou l’interdiction temporaire ou définitive du traitement.
En outre, le RGPD prévoit des amendes administratives pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou, pour les entreprises, jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial total. Les critères pris en compte pour déterminer le montant de l’amende incluent notamment la nature, la gravité et la durée du manquement, le caractère intentionnel ou négligent du responsable du traitement, les mesures prises pour atténuer les conséquences du manquement ou la coopération avec l’autorité compétente.
Il est donc essentiel pour les entreprises et organisations de prendre toutes les mesures nécessaires pour se conformer au RGPD et éviter ainsi les risques financiers et réputationnels liés à un éventuel manquement.